Szczęściarz?

Jesteś szczęśliwym Beneficjentem, który właśnie pomyślnie przeszedł drogę – od złożenia wniosku o dofinansowanie w ramach działania PO IG 8.1 – do podpisania umowy z Polską Agencją Rozwoju Przedsiębiorczości na realizację Twojego wymarzonego pomysłu na biznes. Jeżeli myślisz, że był to szczyt wysiłku, to musimy Cię wyprowadzić z błędu, bo dopiero teraz czeka Cię ogrom pracy. Pracy Twojej i wszystkich osób, firm, pracowników, wykonawców i podwykonawców zaangażowanych w realizowanie super pomysłu na biznes.

Teraz okaże się, że to, co masz zapisane w harmonogramie rzeczowo-finansowym Projektu, będącym najważniejszym załącznikiem do umowy o dofinansowanie, jest święte. Tego należy się nauczyć na pamięć i traktować jak „Biblię”. Przestrzeganie terminów poszczególnych etapów działań, czynności, zadań i wydatków, to podstawa prawidłowej realizacji Projektu. Nic nie może zostać pominięte, żadne słowo, zdanie, drobna i wg Ciebie mało znacząca czynność, jak chociażby data, która kończy jeden etap prac i rozpoczyna kolejny. Wszystko to, składa się na realizację Twojego projektu, który został zakwalifikowany do wsparcia, między innymi właśnie  na tej podstawie.

Harmonogram, choć jest najważniejszym dokumentem, to musimy pamiętać o kilku innych, równie istotnych. Dokumentem, który należy gruntownie przestudiować, jest umowa o dofianansowanie, na podpisanie której tak długo czekałeś. Dokładnie przeczytaj, przemyśl i zapamiętaj, albo przyklej żółte karteczki na paragrafy dotyczące m.in. „zasad realizacji projektu”, „kwalifikowalności wydatków i przejrzystości finansowania”, „warunków wypłaty dofinansowania”, czy „zmian w Projekcie”. Nie możesz zapomnieć także o paragrafie „Zakup towarów i usług w ramach projektu”, który dokładnie reguluje zasady pisania i wysyłania zapytań ofertowych, wyboru wykonawców i dokonywania zakupów.

Skąd czerpać informacje?

Na etapie realizacji swoich pomysłów, nie możesz ograniczać się jedynie do zapisów umowy. Nie jest ona jedynym obligatoryjnym dokumentem. Umowa została sporządzona w oparciu o liczne akty prawa – zarówno wspólnotowego, jak i polskiego – w tym w szczególności rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE), Komisji (WE), Ministra Finansów i Ministra Rozwoju Regionalnego, jak również ustawy o rachunkowości, czy o finansach publicznych.

Jak widzisz, ilość dokumentów, z którymi powinieneś się przynajmniej zapoznać jest duża, więc nie ma się co dziwić, że jako Beneficjent nie do końca wiesz, co wolno, a czego nie wolno, co należy, a czego nie należy robić realizując Projekt. O ile kwestie faktur, list płac i ogólnie pojętej rachunkowości możesz śmiało powierzyć profesjonalnemu księgowemu, o tyle pozostałe dokumenty związane z rozliczaniem projektu powinieneś monitorować sam. Chyba, że wpadłeś na pomysł – jak większość Beneficjentów – że w ramach projektu zatrudnisz pracownika, który posiada kompetencje w zakresie prowadzenia i rozliczania projektów dofinansowanych ze środków Unii Europejskiej lub skorzystasz z usług firm doradczych. Ale jeśli wybrałeś opcję pierwszą i wszystko chcesz mieć pod kontrolną, to na szczęście są instytucje stworzone w celu udzielania pomocy i prowadzenia konsultacji w zakresie realizacji i rozliczania projektów współfinansowanych ze środków unijnych.

Pierwszą taką instytucją, do której możesz się zgłosić po pomoc jest Instytucja Finansująca działająca w Twoim regionie (RIF). Przedmiotem działalności Regionalnych Instytucji Finansujących, jako regionalnego partnera Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, jest między innymi świadczenie pomocy mikro, małym i średnim przedsiębiorcom w zakresie wdrażania i rozliczania projektów realizowanych w ramach programów dotacji. Podstawową funkcją RIF jest nie tylko udzielanie informacji o dostępnych programach i warunkach uczestnictwa, czy współpraca z PARP w zakresie merytorycznego i finansowego monitoringu wdrażanych programów, ale także – a może przede wszystkim – obsługa administracyjna wdrażanych programów, na którą składa się udzielanie Beneficjentom informacji na każdym etapie realizacji ich projektów. Ponadto, kilka razy w roku Regionalne Instytucje Finansujące organizują bezpłatne szkolenia dla Beneficjentów z zakresu realizacji, rozliczania i kontroli projektów dofinansowanych. Tego typu szkolenia trwają zazwyczaj cały dzień i prowadzą je pracownicy RIF posiadający dużą wiedzę i doświadczenie w tym obszarze. Jako Beneficjent możesz dowiedzieć się o nich ze strony internetowej RIF, gdzie również zamieszczane są informacje o zaplanowanych szkoleniach, lub otrzymując bezpośrednio na swoją skrzynkę elektroniczną zaproszenie na szkolenie. Niestety, tematyka szkoleń jest tak obszerna, że trenerzy, ograniczeni czasem, skupiają się tylko na najważniejszych aspektach rozliczania projektów. Dlatego uczulają uczestników, aby uzupełniali wiedzę informacjami zaczerpniętymi z innych sprawdzonych źródeł. Jednym ze sprawdzonych źródeł jest strona internetowa PARP (www.parp.gov.pl). Znajdziesz na niej, nie tylko materiały informacyjne dotyczące działalności tej instytucji, ale także informacje ważne z punktu widzenia Beneficjenta: m.in. ulotki realizowanych przez nią programów (np. PO IG, PO KL, PO RPW), broszury i przewodniki (w wersji elektronicznej) na temat rozliczania projektów inwestycyjnych, doradczych i szkoleniowych w ramach programów wdrażanych przez Agencję.

Ku przestrodze

Realizując swój projekt, szczególną uwagę powinieneś zwrócić na promocję. Chodzi o paragraf umowy o dofinansowanie pt. „Promocja i informacja”. Paragraf ten dotyczy szeroko zakrojonej akcji informowania opinii publicznej o fakcie otrzymania dofinansowania z funduszy unijnych na realizację projektu. Podstawą prawną zapisów umowy są tutaj artykuły: 8 i 9 Rozporządzenia Komisji Europejskiej (rozporządzenie nr 1828/2006 zmienione rozporządzeniem 846/2009). Zgodnie z nimi Ty, jako Beneficjent masz obowiązek umieścić tablice informacyjne w miejscu realizacji i trwania projektu. Jeśli natomiast całkowity wkład publiczny przeznaczony na realizację Twojego projektu dotyczącego zakupu środków trwałych lub finansowania robót infrastrukturalnych lub budowlanych przekracza 500 000 Euro, zobligowany jesteś do umieszczenia po jego zakończeniu (nie później niż 6 miesięcy od dnia zakończenia projektu) na stałe widocznych i dużych tablic pamiątkowych.

Ponadto nie zapomnij, aby cały sprzęt oraz wszystkie dokumenty i materiały reklamowe zakupione w ramach projektu oznaczyć informacjami o współfinansowaniu w tym, co najmniej emblematem Unii Europejskiej, odniesieniem do Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz hasłem określonym przez Instytucję Zarządzającą, podkreślającego wartość dodaną pomocy Wspólnoty. Przy czym pkt 4 tego paragrafu statuuje, że Beneficjent nie ma  obowiązku umieszczania odniesienia do Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz hasła określonego przez IZ, podkreślającego wartość dodaną pomocy Wspólnoty na małych materiałach promocyjnych, o których mowa w rozporządzeniu 1828/2006. Nigdzie jednak definicja materiałów małych nie jest jasno przytoczona. Ku przestrodze innym przedsiębiorczym, korzystającym z pomocy Unijnych, warto przytoczyć sytuację z jaką przyszło borykać się firmie L-System sp. z o.o.:

„Opierając się zarówno na zapisach umowy o dofinansowanie, jak i poradnikach dla Beneficjentów opracowanych przez Instytucję Zarządzającą, staraliśmy się pamiętać, aby wszystkie zakupione materiały reklamowe typu ulotka, foldery, czy banery były oznaczone logotypami Unii Europejskie i Programu Innowacyjna Gospodarka. Zgodnie z informacją zaczerpniętą z poradnika dla Beneficjenta, mówiącą, że materiały promocyjne małe nie muszą być takim hasłem opatrzone („Dotacje na innowacje. Inwestujemy w waszą przyszłość”), nie wszędzie je zamieszczaliśmy. Niestety, brak w poradniku definicji „małych materiałów promocyjnych” przyczyniło się do zakwestionowania przez RIF części wydatków poniesionych na promocję projektu. Napisaliśmy odwołanie do instytucji II stopnia, czyli Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości i mamy nadzieję, że po wprowadzeniu zalecanych przez nią działań naprawczych, zakwestionowane koszty realizacji działań promocyjnych zostaną nam przywrócone” – mówi Agnieszka Rusin, kierownik sprzedaży w firmie L-System, producenta Internetowego Systemu Obsługi Szkoleń – YALA.

Uczulamy zatem wszystkich Beneficjentów, aby mieli na uwadze cel promocji Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka i Unii Europejskiej. Warto pamiętać, aby poprzez zamieszczanie na materiałach promocyjnych, reklamach i zakupionym sprzęcie wymaganych emblematów, rzetelnie informować wszystkich (uczestników projektu, potencjalnych klientów oraz opinię publiczną) o dofinansowaniu Projektu ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka.

Dotacje na Innowacje. Inwestujemy w waszą przyszłość.

UWAGA! Chcesz zamieścić ten artykuł na swojej stronie?
» Pamiętaj o zachowaniu formatowania tekstu i ewentualnych odnośników do reklamowanych stron w formie aktywnej.
» Zamieść informację na temat pochodzenia artykułu wstawiając pod nim poniższy kod w niezmienionej wersji:

Źródło: <a href="http://www.webshock.com.pl/o-czym-beneficjenci-unijnych-dotacji-pamietac-powinni/">O czym Beneficjenci unijnych dotacji pamiętać powinni…</a> - lsystem» Pochwal się w komentarzach gdzie zamieściłeś artykuł. Na pewno jego autor ucieszy się z tego i z chęcią odwiedzi Twoją stronę.