Coraz większa ilość przedsiębiorcy korzysta z możliwości wystawiania faktur on-line. Nie będę w tym miejscu wdawała się 
w dyskusję na temat tego, jakie takie rozwiązanie ma zalety, a jakie wady. Pewnie każdy właściciel firmy zanim się zdecyduje na księgowość internetową – przemyśli wszystkie argumenty za i przeciw.
Jednak nie trzeba korzystać z systemów księgowości elektronicznej, aby wystawiać fakturę elektroniczną. Taka faktura VAT (bez podpisu i rozróżnienia na oryginał i kopię) może być wysyłana do kontrahenta poprzez pocztę elektroniczną. Jest kilka zaleceń Naczelnego Sądu Administracyjnego, których należy przestrzegać korzystając z takich formy wystawiania i/lub wysyłania faktury.
Najważniejszą sprawą jest oczywiście bezpieczeństwo zawartych na fakturze informacji. Należy korzystać tylko i wyłącznie ze sprawdzonych systemów pocztowych z odpowiednim zabezpieczeniem. Wysłana faktura nie może być edytowalna. Powszechnie przyjęło się wysyłanie faktury VAT w formie pliku pdf – większość dobrych programów księgowych posiada odpowiednią funkcję konwertowania faktur do tego właśnie formatu.
Pamiętać także trzeba, że my jako wystawcy faktury możemy przechowywać ją w formie elektronicznej. Jeśli jednak otrzymujemy taką fakturę – mamy obowiązek wydrukować ją i przechowywać w wersji papierowej.
Oczywiście – nasze elektroniczna faktura musi być przechowywana na odpowiednio zabezpieczonym serwerze, który posiada funkcję dość częstego tworzenia kopii zapasowych. Kopia taka musi być także odpowiednio zabezpieczona. Niewiele firmowych komputerów jest w stanie faktycznie sprostać takim wymaganiom. Warto zatem (mimo wszystko) dla bezpieczeństwa drukować faktury, ewentualnie korzystać z usług firm wynajmujących serwery, które są odpowiednio zabezpieczone.
UWAGA! Chcesz zamieścić ten artykuł na swojej stronie?
» Pamiętaj o zachowaniu formatowania tekstu i ewentualnych odnośników do reklamowanych stron w formie aktywnej.
» Zamieść informację na temat pochodzenia artykułu wstawiając pod nim poniższy kod w niezmienionej wersji:» Pochwal się w komentarzach gdzie zamieściłeś artykuł. Na pewno jego autor ucieszy się z tego i z chęcią odwiedzi Twoją stronę.